10 leçons pour déchaîner les passions pour vos consultations
auprès des entreprises
La commande publique est un univers où l’exercice de la consultation se doit d’être maîtrisé pour garantir une concurrence saine et des offres qualitatives.
Mais comment s’assurer que vos consultations déchaînent vraiment les passions et attirent les « bonnes » entreprises ?
Voici 10 leçons pour y parvenir.
1. Sourcez avant de lancer la procédure
Le sourcing, c’est l’art de sonder le marché avant le lancement d’une consultation.
Il s’agit d’une étape cruciale pour :
- Anticiper les potentiels obstacles (caractère acceptable ou non des conditions pour les entreprises, contexte économique au moment de la consultation, etc.)
- S’assurer que le budget alloué pour le projet est cohérent par rapport au prix du marché
- Vérifier que la concurrence est suffisante pour trouver chaussure à votre pied et donc satisfaire votre besoin
Prenons un exemple :
Imaginons un organisme Hlm souhaitant lancer une consultation pour la rénovation d’un parc immobilier de 40 logements sociaux.
En sondant le marché au stade de la préparation de la consultation et en croisant ses sources, le service achat de l’organisme Hlm pourra :
- Anticiper les défis potentiels comme les pénuries de matériaux et les surcoûts qui en résultent
- Analyser les coûts moyens du marché associés à des projets similaires
- S’assurer que le tissu économique est en mesure de répondre à votre besoin
Le sourcing est-il vraiment légal ?
Les acteurs de la commande publique s’interrogent souvent sur le caractère légal du sourcing.
Probablement parce qu’il a été consacré tardivement, c’est-à-dire lors de la publication du Code de la commande publique.
Je vous rassure tout de suite : oui, le sourcing est légal.
Car, le Code de la commande publique prévoit que, pour préparer la passation d’un marché, l’acheteur public peut :
- Effectuer des consultations ou réaliser des études de marché,
- Solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences.
La petite note légale
Le sourcing, c’est avant la consultation. Pas pendant ! (CCP, R2111-1)
2. Communiquez sur vos projets
Informer sur le calendrier de vos projets est essentiel pour permettre aux entreprises de rester alerte sur les publications à venir.
Cette information peut se réaliser de plusieurs manières :
- En publiant sur la plateforme APProch et sur votre site internet notamment ;
- En informant des projets à venir lors d’évènements publics
Grâce à ces actions de communication, vous assurez la visibilité de vos projets et permettez aux entreprises de rester alerte sur vos futures publications.
Dédicace spéciale à la Fédération Française du Bâtiment de la Vienne qui met à disposition des acheteurs publics de ce département une plateforme pour informer les entreprises des projets de construction à venir. Cette plateforme est consultable à cette adresse :
https://projets-achats.marches-publics.gouv.fr/
3. Massifiez vos besoins
Massifier ou consolider vos besoins sur certains domaines peut-être une stratégie judicieuse.
Ainsi, en lançant des accords-cadres ou des systèmes d’acquisition dynamique, vous pouvez non seulement simplifier vos processus d’achat récurrents, mais aussi réaliser des économies d’échelle.
Prenons un exemple :
Un organisme Hlm qui a régulièrement besoin de faire appel aux services d’un maître d’œuvre pourrait mettre en place un accord-cadre multi-attributaires à bons de commande et marchés subséquents.
La gestion des commandes s’en trouvera simplifiée et accélérée.
La petite note légale
La durée des accords-cadres passés par les pouvoirs adjudicateurs est de maximum 4 ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés. En revanche, les entités adjudicatrices ne sont pas soumises à cette limitation de durée.
4. Mutualisez avec d’autres acheteurs
La mutualisation des besoins entre acheteurs publics peut accroître l’enjeu financier de la consultation et donc son attractivité.
En regroupant vos besoins avec ceux d’autres entités, vous pouvez créer des opportunités plus conséquentes et plus attrayantes pour les entreprises.
Ainsi, si un besoin commun survient, vous pouvez vous grouper entre plusieurs acheteurs publics pour passer une commande de matériel informatique.
Vous bénéficiez alors de tarifs plus attractifs en raison du volume commandé et réduisez, par la même occasion, les coûts administratifs.
La petite note légale
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter les conditions et modalités de mise en œuvre du groupement de commandes prévues aux articles L.2113-6 à L.2113-8 du CCP.
5. Clarifiez vos cahiers des charges
Clarifier les éléments composant le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) est crucial pour attirer les TPE et PME.
En utilisant le legal design, vous rendez les documents de consultation plus lisibles et compréhensibles et réduisez ainsi les barrières à l’entrée pour les petites entreprises.
Utiliser des infographies pour expliquer le processus de passation des marchés publics peut également aider les entreprises à comprendre rapidement et facilement ce qui est attendu d’elles.
6. Révisez ou actualisez pour rassurer
Dans un environnement économique fluctuant, prévoir une clause de variation des prix (actualisation ou révision) peut rendre votre consultation plus attrayante et sécurisante.
Grâce à cet ajout, vous rassurez les entreprises quant à leur capacité à maintenir leur marge tout au long du contrat.
Vous les encouragez aussi à ne pas provisionner dans leur prix les éventuels surcoûts qui pourraient apparaître du fait de crises économiques
La petite note pratique
Pour aller plus loin sur la rédaction et la mise en œuvre d’une formule de révision ou d’actualisation des prix, retrouvez dans le numéro d’Octobre 2023 de la revue Techni.Cités mon article intitulé « Actualiser et réviser le prix d’un marché public de travaux »
7. Négociez de façon globale
La négociation, lorsqu’elle est bien menée et ne porte pas uniquement sur le prix, peut être très appréciée des entreprises. Elle permet d’affiner les offres et de s’assurer qu’elles répondent au mieux à vos besoins.
Au-delà du coût, en discutant également les performances attendues, les délais d’exécution ou encore les garanties, vous pouvez obtenir une offre financière et technique plus adaptée à vos besoins.
8. Récompensez pour encourager
L’intégration de primes pour les prestations fournies pendant la consultation est un excellent moyen d’obtenir des réponses de qualité et de valoriser l’investissement des entreprises dans le processus de réponse.
De plus, vous assurez votre conformité à la réglementation de la commande publique car :
- D’une part, dans les marchés globaux, les primes sont obligatoires dès lors que vous imposez la remise de prestations (CCP, R2171-19)
- D’autre part, si vos demandes impliquent un « investissement significatif » pour la remise d’échantillons, de maquettes ou de prototypes, en vue de l’appréciation des offres, cela doit également donner lieu au versement d’une prime (CCP, R2151-15)
9. Informez pour inciter les entreprises à s’améliorer
Informer les entreprises des raisons pour lesquelles elles n’ont pas été retenues est un moyen de les encourager à s’améliorer constamment et à accroître leurs chances de succès pour les futures consultations.
Les entreprises comprennent ainsi mieux vos attentes et produisent, par conséquent, des offres de meilleure qualité.
10. Dialoguez pendant l’exécution
Attirer les entreprises au stade de la passation est une première étape.
Il est ensuite important de maintenir un contact sain avec vos titulaires de marchés pendant toute l’exécution du marché et jusqu’à sa clôture financière.
En effet, maintenir le dialogue tout au long de l’exécution des marchés est bénéfique pour :
- Gérer efficacement le contrat en cours ;
- Bâtir des relations solides et durables avec vos fournisseurs.
En instaurant des points réguliers avec les titulaires, vous pouvez dénouer les problèmes naissants ou actuels et recueillir des retours précieux pour améliorer vos prochains projets.
Ce qu’il faut retenir
La clarté de vos informations, votre façon de communiquer et votre méthode de gestion des marchés jouent un rôle crucial dans votre degré d’attractivité à l’égard des entreprises.
En adoptant une approche globale, transparente et juste tout au long du processus de consultation, au-delà de votre conformité légale, vous pouvez bâtir des relations durables avec les entreprises et encourager une concurrence saine et efficace.
